Verwerkersovereenkomst
Tussen de planner (verwerkingsverantwoordelijke) en VowPoint (verwerker), volgens artikel 28 AVG. Versie 3, 14 oktober 2026.
Partijen
- De planner: de onderneming die in VowPoint akkoord gaat met deze overeenkomst, met de bedrijfsnaam, het adres en het KvK-nummer die zij daarbij opgeeft, hierna: de planner (verwerkingsverantwoordelijke).
- OnlineKoers, handelend onder de naam VowPoint, gevestigd aan Gloeierij 30, 4001 JG Tiel, KvK 75082888, btw NL002423434B05, hierna: VowPoint (verwerker).
Artikel 1 – Onderwerp en duur
- De planner gebruikt VowPoint om bruiloften en evenementen te plannen en bruidsparen of opdrachtgevers een persoonlijke pagina te geven. VowPoint verwerkt daarbij persoonsgegevens namens de planner.
- Waar deze overeenkomst spreekt over een bruiloft, een bruidspaar of een paar, geldt hetzelfde voor een evenement en de opdrachtgever daarvan: de organisatie of persoon voor wie de planner het evenement organiseert, en de contactpersoon.
- VowPoint verwerkt die gegevens alleen in opdracht van de planner en volgens diens schriftelijke instructies. Het gebruik van VowPoint zoals de planner het inricht, geldt als instructie.
- Deze overeenkomst loopt zolang de planner VowPoint gebruikt, en daarna tot alle gegevens zijn verwijderd of teruggegeven (artikel 7).
Artikel 2 – Gegevens, betrokkenen en doel
1. VowPoint verwerkt de volgende gegevens:
| Van wie | Welke gegevens |
|---|---|
| Bruidsparen | Namen, e-mailadres, trouwdatum, locatie en plaats, programma van de dag, route, betaaltermijnen (bedrag, datum, betaald), verwachte kosten, vragen en berichten, hun antwoorden op de vragenlijst van de planner, documenten die de planner met hen deelt, offertes (inhoud, bedragen en voorwaarden), wanneer de pagina is bekeken |
| Opdrachtgevers van een evenement | Dezelfde gegevens als van bruidsparen, met in plaats van twee namen: de naam van het evenement, de naam van de organisatie en de naam en het e-mailadres van de contactpersoon. Voor de factuur ook het btw-nummer en de eigen referentie van de opdrachtgever |
| Bruidsparen, bij het ondertekenen van een offerte | De naam of namen waarmee is ondertekend, het tijdstip, het IP-adres en de browser, en de ondertekende tekst met een kenmerk (controlegetal), als bewijs van de ondertekening |
| Bruidsparen, zelf ingevuld | Aantal gasten en kinderen, algemene dieetvoorkeuren (vegetarisch, veganistisch, halal, anders), per allergeen het aantal gasten zonder namen, muziekwensen en een link naar hun playlist |
| Bruidsparen, door de planner | Privé-notities van de planner over het paar, haar werknotities bij het programma en haar eigen hoofdstukken in het draaiboek |
| Aanvragers (paren die het aanvraagformulier van de planner invullen, of die de planner zelf noteert) | Naam, naam van de partner, e-mailadres, telefoonnummer, gewenste trouwdatum, locatie of regio, aantal gasten, hun bericht, wanneer bellen hun uitkomt, en de status en notities van de planner. Stuurt de planner hun een offerte: de inhoud, bedragen en voorwaarden daarvan, en bij ondertekening dezelfde gegevens als hieronder |
| Leveranciers (locatie, fotograaf, DJ en anderen), door de planner ingevuld in haar eigen bestand en per bruiloft | Bedrijfsnaam, contactpersoon, telefoonnummer, e-mailadres, website, de tijden waarop ze aanwezig zijn, de afspraken voor de dag, de notities van de planner, de vragen die een leverancier de planner stelt en wanneer hij zijn pagina bekeek |
| Genodigden van het bruidspaar, ingevuld door de planner of het paar | Naam van de persoon of het huishouden, voor de dag of de avond, het aantal personen en of er is gereageerd. Geen adres, e-mailadres of telefoonnummer |
| Belangrijke personen rond het paar (getuigen, ouders, ceremoniemeesters), door de planner ingevuld | Naam, rol, telefoonnummer, e-mailadres, een korte notitie en een portretfoto als de planner die toevoegt; alleen zichtbaar voor de planner. De foto wordt verkleind opgeslagen, zonder de locatie- en cameragegevens van het toestel, en verdwijnt met de persoon of de bruiloft |
| Bruidsparen: facturen van de planner | Naam en adres op de factuur, e-mailadres, factuurnummer, datum, omschrijving, bedragen en btw, of en wanneer er is betaald |
| Bruidsparen: het budget van de bruiloft | Per post het begrote en werkelijke bedrag, wat is betaald en de betaaldatum; geen bankgegevens |
| Gasten op de tafelindeling | Aan welke tafel een gast zit. Voor gasten uit de RSVP komt de naam van hun aanmelding; voor andere gasten vult de planner alleen een naam in, zonder dieetwensen |
| Gasten van het bruidspaar (via het aanmeldformulier, RSVP) | Naam, of ze komen, voor de dag of de avond, of het een kind is. Alleen met uitdrukkelijke toestemming van de gast: dieetwensen en allergieën per persoon (bijzondere persoonsgegevens). Meldt een gast een speech of verrassing aan: naam, e-mailadres of telefoonnummer en de omschrijving, alleen zichtbaar voor de planner |
| Klanten, leveranciers en andere tegenpartijen in de boekhouding van de planner | Uit bankafschriften die de planner inleest: naam en rekeningnummer van de tegenpartij, datum, bedrag en omschrijving van de betaling. Uit uitgaven: de naam van de leverancier, het bedrag en de bon of inkoopfactuur die de planner toevoegt. Bij ritten en uren: een omschrijving en eventueel de bruiloft waar ze bij horen |
| De planner en haar medewerkers | Naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsgegevens, IBAN, logo, inloggegevens, laatste inlog |
- Bijzondere persoonsgegevens. Dieetwensen en allergieën kunnen iets zeggen over gezondheid of geloof (artikel 9 AVG). VowPoint verwerkt ze per gast alleen als die gast daar bij het aanmelden uitdrukkelijk toestemming voor geeft. Ze worden versleuteld opgeslagen, zijn alleen zichtbaar voor de planner en het bruidspaar, en worden 7 dagen na de bruiloft automatisch gewist. De gast kan haar toestemming intrekken en haar gegevens verwijderen via haar eigen link. Er zijn keuzelijsten en geen vrije tekstvelden, en er wordt niet naar redenen of medische details gevraagd. De totalen die het paar zelf invult, bevatten geen namen. In haar eigen vragenlijst, in documenten en in het aanvraagformulier bepaalt de planner zelf wat zij vraagt en deelt; zij vraagt daar niet naar gezondheid, geloof of andere bijzondere persoonsgegevens.
- Doel. De gegevens worden alleen gebruikt om aanvragen op te volgen, offertes te versturen en te laten ondertekenen, de bruiloft te plannen, het paar te informeren, betaalherinneringen te sturen en vragen te beantwoorden. VowPoint gebruikt ze niet voor eigen doeleinden en verkoopt ze niet.
- Bewaren. De gegevens van een paar worden automatisch verwijderd na de bewaartermijn die de planner instelt (standaard 3 maanden na de bruiloft). De gastenlijst gaat daarin mee; dieetwensen en allergieën van gasten verdwijnen al 7 dagen na de bruiloft. Gedeelde documenten, de antwoorden op de vragenlijst en offertes gaan mee met de bruiloft; een ondertekende offerte krijgen de planner en het paar bij het ondertekenen per e-mail, zodat de planner hem in haar eigen administratie kan bewaren. Een aanvraag wordt 12 maanden na de laatste wijziging automatisch verwijderd; gaat het door, dan gaan de gegevens over naar de bruiloft. De planner kan een bruiloft of aanvraag ook eerder zelf verwijderen. Facturen vormen de uitzondering: een definitieve factuur blijft bewaard tot het einde van het zevende jaar na het jaar van de factuurdatum, ook als de bruiloft al is verwijderd, omdat de planner daartoe wettelijk verplicht is (fiscale bewaarplicht). Daarna wordt de factuur automatisch verwijderd. Hetzelfde geldt voor de rest van de boekhouding (uitgaven met hun bonnen, bankregels, ritten, uren en btw-aangiftes): die blijft tot het einde van het zevende jaar na het jaar waar ze bij hoort.
Artikel 3 – Plichten van VowPoint
- Geheimhouding. Iedereen die namens VowPoint bij de gegevens kan, is tot geheimhouding verplicht.
- Beveiliging. VowPoint neemt passende technische en organisatorische maatregelen (artikel 5).
- Rechten van betrokkenen. VowPoint helpt de planner bij verzoeken om inzage, correctie of verwijdering. Veel kan de planner zelf in VowPoint: gegevens wijzigen, de link van een paar intrekken en een bruiloft, document of aanvraag verwijderen. Komt een verzoek bij VowPoint binnen, dan stuurt VowPoint het door naar de planner.
- Bijstand. VowPoint helpt de planner, voor zover redelijk, bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en bij het melden van een datalek.
- Binnen de EU. VowPoint verwerkt de gegevens niet buiten de Europese Economische Ruimte.
Artikel 4 – Subverwerkers
1. De planner geeft toestemming voor deze subverwerker:
| Subverwerker | Waarvoor | Waar |
|---|---|---|
| Cloud86 | Hosting, database en het versturen van e-mail | Nederland |
- VowPoint legt een subverwerker minstens dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst staan.
- Een nieuwe subverwerker meldt VowPoint vooraf. De planner kan binnen 14 dagen met redenen bezwaar maken.
Artikel 5 – Beveiliging
VowPoint neemt in elk geval deze maatregelen:
| Maatregel | Hoe |
|---|---|
| Versleutelde verbinding | Al het verkeer loopt via https (TLS). |
| Gescheiden werkruimtes | Een planner ziet alleen haar eigen bruiloften; dat wordt in de software afgedwongen en getest. |
| Toegang voor het paar | Via een lange, willekeurige link (43 tekens) zonder account. De pagina is niet vindbaar in zoekmachines. De planner kan de link intrekken en vervangen. |
| Inloggen | Wachtwoorden worden versleuteld (gehasht) opgeslagen. Een inloglink per mail is ondertekend en kort geldig. |
| Beheer | Alleen beheerders van VowPoint kunnen in Beheer. |
| Automatisch verwijderen | Na de bewaartermijn worden de gegevens van een paar verwijderd. Facturen blijven de wettelijke zeven jaar, met alleen wat op de factuur staat, en worden daarna verwijderd. |
| Facturen | Een definitieve factuur krijgt een doorlopend nummer en kan in VowPoint niet meer worden gewijzigd of verwijderd; herstellen gaat met een creditfactuur. |
| Back-ups | Cloud86 maakt dagelijks back-ups. Daarnaast maakt VowPoint dagelijks een versleutelde kopie van de database, die 14 dagen wordt bewaard, en bij elke update van VowPoint een databaseback-up, die hooguit 14 dagen blijft staan. Verwijderde gegevens kunnen in back-ups nog voorkomen tot die zijn vervangen: uiterlijk 14 dagen na het wissen. |
| Gevoelige gegevens van gasten | Dieetwensen en allergieën per gast worden versleuteld opgeslagen en alleen getoond aan de planner en het bruidspaar. |
| Ondertekende offertes | De ondertekende tekst wordt vastgelegd met een controlegetal (SHA-256) en kan in VowPoint niet meer worden gewijzigd. |
| Pagina per leverancier | Een leverancier opent zijn pagina met een lange, willekeurige link zonder account. Hij ziet het programma, de afspraak met de planner en haar contactgegevens. Alleen als de planner dat per leverancier aanzet: de ingeplande speeches en verrassingen, en de aantallen voor dieetwensen en allergieën. Nooit namen van gasten bij een allergie, telefoonnummers van gasten, familie of andere leveranciers, of bedragen. De planner kan de pagina uitzetten of de link vervangen. |
| Tafelplan (pdf) | Voor de locatie en de cateraar: per tafel de namen van de gasten, en dieetwensen en allergieën alleen als aantallen per tafel, nooit bij een naam. Op haar eigen scherm ziet de planner ze per gast, zoals de gast bij het aanmelden heeft toegestaan. |
| Plattegrond (pdf) | De tekening van de tafels, met of zonder namen. Alleen als de planner de versie voor de keuken kiest, staan dieetwensen en allergieën erop per stoel, met een lijst van wie het betreft: bedoeld voor de keuken en de locatie, zoals de gast bij het aanmelden heeft toegestaan. Een eigen afbeelding van de zaal die de planner uploadt, wordt met de bruiloft verwijderd. |
| Draaiboek (pdf of Word) | Bevat alleen aantallen voor dieetwensen en allergieën, nooit namen van gasten daarbij. De versie voor het paar bevat geen verrassingen van gasten, geen leveranciers die de planner afschermt, geen werknotities van de planner en geen belangrijke personen. De antwoorden van het paar op de laatste vragen staan alleen in de versie van de planner; zij kan ze weglaten als ze het draaiboek doorstuurt. |
| Gedeelde documenten | Staan buiten de openbare webmap. Ze zijn alleen te downloaden via de persoonlijke link van het paar (als de planner dat toestaat) en door de planner zelf, en worden met de bruiloft verwijderd. Deelt de planner een link naar een document bij een andere dienst (bijvoorbeeld Google Drive), dan bewaart VowPoint alleen de naam en het adres van die link; het document zelf staat bij die dienst, waar de planner bepaalt wie het mag zien. |
| Aanvraagformulier | Beschermd tegen geautomatiseerd invullen, met een maximum per dag. De bevestigingsmail herhaalt niets van wat is ingevuld. |
| Mails van VowPoint zijn ondertekend (SPF, DKIM en DMARC). |
Artikel 6 – Datalekken en controle
- Ontdekt VowPoint een inbreuk op de beveiliging die persoonsgegevens raakt, dan meldt VowPoint dat onverwijld aan de planner, uiterlijk binnen 24 uur na ontdekking. Is nog niet alles bekend, dan volgt de rest in vervolgupdates.
- De melding bevat, voor zover bekend: wat er is gebeurd, om welke gegevens en betrokkenen het gaat, de waarschijnlijke gevolgen en de genomen of voorgestelde maatregelen.
- De planner beslist over een melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens (binnen 72 uur) en aan de betrokkenen. VowPoint legt elk incident vast, ook als achteraf geen melding nodig bleek.
- VowPoint geeft de planner op verzoek de informatie die nodig is om te laten zien dat deze overeenkomst wordt nageleefd, en werkt mee aan een redelijke controle. De kosten van een controle zijn voor de planner, tenzij blijkt dat VowPoint tekortschiet.
Artikel 7 – Einde
- Eindigt het gebruik van VowPoint, dan levert VowPoint op verzoek binnen 30 dagen een export van de gegevens van de planner.
- Daarna verwijdert VowPoint de gegevens. Wat nog in back-ups staat, verdwijnt zodra die back-ups worden vervangen (artikel 5).
Artikel 8 – Slot
- Voor aansprakelijkheid geldt wat in de algemene voorwaarden van VowPoint staat (artikel 9).
- Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen gaan naar de bevoegde rechter van de rechtbank Gelderland.
Akkoord
Deze overeenkomst geldt vanaf het moment dat de planner er in VowPoint mee akkoord gaat. VowPoint legt vast wie namens de planner akkoord gaf, wanneer en met welke versie, en stuurt de planner daarvan een bevestiging per e-mail.